Privacyverklaring

Algemeen

Oxaco T.C. vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Oxaco T.C. vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Oxaco T.C. vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Oxaco T.C. vzw
Zetel: Borsbeeksesteenweg 45, 2530 Boechout
Emailadres: secretariaat@oxaco-tennis.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Oxaco T.C. vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting)
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen, alsook via Tennis Vlaanderen over het Vlaamse tennisaanbod op jouw maat (gerechtvaardigd belang)
Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere activiteiten van de koepelfederatie Tennis Vlaanderen VZW (uitvoeren van overeenkomst)
Het registreren van je competitieresultaten via Tennis Vlaanderen zodat zij je speelsterkte (klassement en/of ranking) kunnen berekenen (gerechtvaardigd belang)
Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
- Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
- Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (uitvoering overeenkomst)
Het deelnemen aan competities en tornooien
- Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
- Organisatie van een recreatief sportevenement (uitvoering overeenkomst)
Het detecteren en opvolgen van talenten
Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst)
Het opstellen van een marktonderzoek en statistieken i.f.v. ons toekomstig clubbeleid (gerechtvaardigd belang)
Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse overheid (wettelijke verplichting)
Promotie, PR en communicatie waaronder
- Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
- Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
- Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, URL
Rijksregisternummer
Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
Sportieve gegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers
Sportongevallen (wettelijke verplichting);
Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website of de website van Tennis Vlaanderen, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten federaties.

Oxaco T.C. vzw houdt zich eveneens het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar. Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

het opslaan en verwerken van gegevens voor leden- en competitieadministratie (Tennis Vlaanderen, Sporta en Zuiderkempen)
het opslaan en verwerken van gegevens voor tennislessen & -stages
het registreren van terreinreservaties
het aangeven van sportongevallen aan de verzekeringsmaatschappij (verzekeraar Ethias)
het uitsturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Tennis Vlaanderen)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)
Subsidiërende overheden
De FOD (Dienst Financiën) voor de uitgifte van fiscale attesten voor kinderopvang, zoals vereist door de geldende belastingwetgeving.
Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
De sportfederaties, zijnde Tennis Vlaanderen en Sporta.

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Teneinde de tennissport in het algemeen en de competities in het bijzonder te kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens van je lidmaatschap (competitieresultaten, klassement, rankings en eventuele tuchtsancties) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend te kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, via een besloten database van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld aan een beperkte groep gemandateerden (via paswoord) en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders, vakpers, …) op de website van Tennis Vlaanderen (weliswaar zonder contactgegevens en tuchtsancties).

Van de officiële trainers, officials, interclubverantwoordelijken en -kapiteins en de bestuurders van de club worden eveneens de specifieke functies en de contactgegevens in de besloten database en webomgeving van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte

Verstrekking van gegevens aan andere leden

Op de website van Tennis Vlaanderen vind je een overzicht van de clubleden met vermelding van klassement en geboortedatum. Daarnaast bezorgt de club aan haar leden via mail of nieuwsbericht een overzicht van de tennisabonnees met vermelding van naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, telefoone/o GSM-nummer. Ook aan de lesnemers en deelnemers avondstages wordt info bezorgd over de andere lesnemers / deelnemers avondstages (zelfde gegevens zoals hierboven vermeld).

De club vraagt om deze info enkel te gebruiken i.f.v. het tennissen (om bv. af te spreken). Clubleden die later aansluiten kunnen deze ledenlijst vragen via secretariaat@oxaco-tennis.be

Bewaartermijn

Oxaco T.C. vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Oxaco T.C. vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na het laatste lidmaatschap of inschrijving. Let wel: de gegevens die gedeeld werden met Tennis Vlaanderen worden via het systeem dat door Tennis Vlaanderen ter beschikking worden gesteld bijgehouden voor het realiseren van het doel van Tennis Vlaanderen.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Alle personen die namens Oxaco T.C. vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, alsook Tennis Vlaanderen en haar gemandateerden zijn gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Oxaco T.C. vzw kan van deze privacyverklaring steeds aanpassen.

CHANGELOG

5 mei 2024: Verduidelijking van de verstrekking van persoonsgegevens aan de FOD (Dienst Financiën) voor de uitgifte van fiscale attesten voor kinderopvang.
1 maart 2023: Gestart met het loggen van wijzigingen aan het privacybeleid, om transparantie te verbeteren.